• شناسایی گلوگاه های جعل و خروج اسناد طبقه بندی شده
• ایجاد وحدت رویه در فرآیند تولید، گردش، نگهداری مکاتبات طبقه بندی شده
• نظارت بر ساخت مهرهای سازمانی دستگاه
• نظارت بر مراحل امحاء اسناد
• رصد اخبار و گزارشات مرتبط با سوءاستفاده از مکاتبات، امضاءها، آرم دانشگاه

حفاظت از اطلاعات حساس: طبقه‌بندی و کنترل دسترسی

‌ یکی از بزرگ‌ترین خطرات امنیت اطلاعات در سازمان، دسترسی بیش از حد یا غیرمجاز کارکنان به اطلاعات حساس است. حتی یک خطای کوچک یا نارضایتی می‌تواند به افشای اطلاعات حیاتی منجر شود. ‌

برای کاهش این ریسک‌ها، اقدامات زیر توصیه می‌شود: ‌

۱. تدوین دستورالعمل طبقه‌بندی اطلاعات

تعیین سطوح حساسیت: عمومی، محرمانه داخلی، سری و فوق سری.

مشخص کردن مجوزهای دسترسی اولیه بر اساس جایگاه شغلی و اطلاع در حد لزوم (Need-to-Know).

‌ ۲. اجرای اصل «حداقل دسترسی» و بازبینی دوره‌ای

اعطای دسترسی صرفاً برای انجام وظایف مشخص و مرتبط با جایگاه شغلی.

ثبت و پایش دسترسی‌ها و بازبینی دوره‌ای برای شناسایی الگوهای غیرمعمول یا دسترسی غیرضروری.

‌ ۳. شناسایی و کنترل اطلاعات حساس

تعیین اطلاعات حیاتی یا فوق سری که افشا یا دسترسی غیرمجاز به آن‌ها تهدید مستقیم امنیت سازمان است.

استفاده از کنترل‌های فیزیکی و دیجیتال (رمزگذاری، محل نگهداری امن، مجوزهای نرم‌افزاری). ‌

۴. آموزش و فرهنگ‌سازی امنیتی

آموزش کارکنان درباره طبقه‌بندی اطلاعات، ضرورت حداقل دسترسی و خطرات افشای غیرمجاز.

ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر شفافیت و مسئولیت‌پذیری در مدیریت اطلاعات. ‌

۵. بازبینی و به‌روزرسانی مستمر

بازبینی دوره‌ای طبقه‌بندی و سطح دسترسی‌ها با توجه به تغییرات سازمانی و وظایف جدید.

مستندسازی تغییرات و ایجاد فرآیند شفاف برای رسیدگی به نقض یا سوءاستفاده احتمالی. ‌

هشدار: کوتاهی در طبقه‌بندی و کنترل دسترسی، می‌تواند به افشای اطلاعات حساس و تهدید مستقیم امنیت سازمان منجر شود. ‌

مسئولیت مدیران حراست: تدوین سیاست‌های طبقه‌بندی، اعمال کنترل‌های دسترسی، آموزش مستمر کارکنان و نظارت دوره‌ای برای افزایش سطح امنیت اطلاعات سازمان.